K8凯发(中国)天生赢家·一触即发

远程办公是每个企业的硬核能力，在非常时期更是。当疫情来袭，公司管理者在考量员工健康和业务进展的平衡中，需要尽早考虑远程办公的组织与管理方式。

那么，我们该如何高效的进行远程办公呢？以下的远程办公指南，希望对在远程办公的企业有些许的帮助和启示。

01
公司如何提高管理和沟通效率？
1、加强定期沟通

加强沟通，即使隔离在家也需要有一个上下班时间规范，让“到岗”和“离岗”这个过程更加显性。

每日早晨签到机制：

*如每天有早会机制，早会时可语音视频会议进行同步

*每个人在工作群里发布自己的当天计划和重点待办

*视频会议时尽量打开摄像头，让大家能看到彼此

*保证工作时间内全员在线

每日晚间日志报告：

*工作日报：今日目标和待办，当日进展、问题和风险，明日计划

*撰写个人健康状况报告（疫情期间）

特殊情况事先约定：

*特殊情况如同事生病、受疫情影响、有事要在工作时间离岗等等，都有一个事先的计划和约定

2、把目标拆解为任务

很多事情，工作周期可能是一周、一个月，甚至更长时间。为了避免在远程办公时失去目标，我们需要把目标拆解到一个个任务上，把objective拆解为task。

目标要达成，每天任务先要执行到位。把目标拆解为以天为单位的任务，这其实也在训练一个人的管理能力。

*把项目目标拆解为每天的具体任务，落实到个人，并明确优先级

*写下每天的待办事项，然后专注的执行

*彼此协作的关系链有很多，约定一般应该由下至上进行，明确任务完成的响应和反馈时间

3、准备好线上协作工具

下面，再来介绍下实用的远程办公协同工具，包含会议类、文档类、协作类等实用远程工具。

◆◆沟通协同工具◆◆

类似Teambition等，可以帮助大家完成一个项目管理任务，通过在应用软件上创建一个“任务”，设好任务内容，执行者，和截止时间。这样就可以大幅提高团队协作效率。

比如我们把目标拆解成任务。这时，如果我们借助Teambition这样的工具，就可以在软件上创建一个“任务”，设好3W（who do what by when）,也就是：任务内容，执行者，和截止时间。这样就可以大幅提高团队协作效率。

在代码协同方面，Github和Gitlab，是代码协同的领导者，同时利用Worktile Pipe将代码和研发用户故事链接起来，实现了很好的从代码到需求的整合。

（1）凯发k8天生赢家一触即发企业家园：协同云平台http://app.ismartwork.cn/m/appstore.html?p=YGJY

（2）Teambition：团队协作工具创导http://www.teambition.com/

（3）Worktile：软件开发、项目管理及协作工具 http://worktile.com/

（4）Tower：工作任务、项目进度管理工具 http://tower.im/

（5）飞书：http://www.feishu.cn/

（6）TAPD：腾讯敏捷产品研发平台 http://www.tapd.cn/

◆◆团队知识库工具◆◆

团队知识库可以汇总整理各类的文档，尤其是针对一些wiki形式类的内容，打造个人企业体系化知识管理。

（1）凯发k8天生赢家一触即发知云-知识共建共享系统http://ygjy.ismartwork.cn/cwjy/mapp/manage/pc/knowledgeManage/index.html#/login

（2）语雀 - 专业的云端知识库

http://www.yuque.com/

（3）Teambition-远程协同知识库

http://www.teambition.com/

◆◆在线协作文档工具◆◆

在线写作文档能够快速收集团队中各个人员分工的部分，可以减少互传文件的重复过程，提高工作效率。同时，工作材料和内容不必倚靠单一设备，通过不同设备也能随时查看、编辑文档。

（1）墨文档

http://shimo.im/

注：疫情期间，新老用户免费使用【远程办公版】

石墨文档具有文档、表格、幻灯片、思维导图等云端office功能，支持多人同时在线编辑文档，是较早出现的在线办公软件之一。协作人可以实时看到你的编辑内容，减少不必要沟通和繁琐的互传文件过程，提高远距离协作效率。

你可以建立文件夹对文件进行分类管理，也可以将文档链接分享出去，并且可以选择其它人【只能阅读】or【可以编辑】。

（2）腾讯文档

http://docs.qq.com/

注：因疫情开放免费会员。

腾讯文档同样支持多人在线编辑Word、Excel和PPT文档，和石墨文档的功能差不多，但是可以直接用微信和QQ登陆，通过微信小程序嫁接微信好友，比较便利。

腾讯文档还提供了一套远程协作专用模板，对于目前特殊时期，hr用来登记员工身体状况还是比较方便的。

（3）金山文档（WPS）

http://www.kdocs.cn/welcome

金山文档与石墨文档功能相似。不过金山文档可以在手机端通过小程序直接将微信聊天文件导入，以防文件过期不能查看，这一点还是比较实用的，现在大多数人会通过微信交流工作、传递文件，将微信文件随手上传云端，随后查看也有去处。

（4）语雀

语雀的功能与其他的在线编辑文档功能大同小异。通过让用户选择知识创作场景的方式引导用户选择适合的模板编辑文档。

◆◆在线视频会议工具◆◆

在线视频会议，顾名思义，就是线上开会。让团队会议不再受限于空间和地域。

（1）钉钉视频会议

http://tms.dingtalk.com/markets/dingtalk/shipinghuiyi

注：16人以下视频会议免费使用

另外，钉钉还有【美颜功能】，免去大家在家开会还要化妆的烦恼。

（2）腾讯会议

http://meeting.qq.com/

注：疫情期间，免费开放300人不限时会议功能

（3）Zoom

http://zoom.com.cn/

注：疫情期间，免费提供不限时长的视频会议服务。

（4）TalkLine视频会议

http://www.talkline.cn/

注：完成注册，可获得5000分钟免费会议时长。

（5）华为云WeLink

http://www.huaweicloud.com/product/welink.html

注：华为云WeLink 免费提供不限时长会议，时间截止到2020年6月1日。

◆◆白板/思维导图工具◆◆

白板/思维导图工具，适合团队头脑风暴、整理思维导图，同样可以多人在线协作。

（1）比幕鱼

http://bimuyu.tech/

比幕鱼的功能比较简单，按项目进行分类管理，每个项目中只有指针、画笔、文本便签、图片便签、文件夹、废纸篓等5个功能按钮，更像团队头脑风暴时的一个涂鸦绘本，任人发挥。

石墨文档也有【白板功能】。

（2）GitMind

http://gitmind.cn/

与比幕鱼相比，GitMind的逻辑性更强，呈现形式更为直观。

还可以给项目标注【优先级&进度】，以提醒自己项目的轻重缓急和实时进度。

GitMind给“懒人们”提供了产品设计、知识梳理、读书笔记、运营笔记、会议记录、项目管理和电子商务等多种类型的思维导图模板，可以省去部分建立项目框架的时间。

（3）幕布

http://mubu.com/

幕布是比较早期的思维导图工具，走极简风格。两种呈现形式可以随意切换。

【演示模式】下，比较方便向所有的团队伙伴讲解项目内容。

回到工具本身，还是要多说一句定理：重要的还是使用工具的人，而不是工具本身。

02
个人如何提高工作效率？
◆◆远程办公也需要仪式感◆◆

在家办公也是办公，上下班时间和日常办公保持一致

*明确上班时间，例如原先是朝九晚六，那仍以这个时间来作息，可以适当微调

*线上打卡签到，调整心情进入工作状态

*当日事当日毕，不拖到下班不熬夜

准时起床、洗漱穿戴整齐、假装你在办公室，尊重工作的仪式感

*在家≠放松，高效工作需要一种紧张感，像正常上班一样吧，准时起床，换上正式的衣服，梳洗打扮，让这种工作仪式感迅速带你进入工作状态

创造可以安心专心工作的环境，不在休息区域办公

*开辟一个办公区域吧，最好是一个远离卧室、沙发和电视的地方，将生活空间与工作空间隔离

提前规划好工作和休息的时间，不随意自我打断

*提前设置好午饭和中途休息时间，不随意走动

*计划好工作和休息时间（不中途随意休息，看电视，睡觉）

*保持工作时的高效专注，劳逸结合

做好身体的健康管理，防护疫情不能掉队

*适当进行规律性室内锻炼的机会，放松身体的同时拥有更好的精神状态

*做好卫生防护工作，在家也要勤洗手、勤消毒、多饮水，出门戴口罩